公共施設を借りる方法

サークルをやっているうちにサークル同士の仲間がどんどん親密になってきました。

仲間同士で仲良くなるなとてもいいことですね！

そしてある日、カメラ仲間がある提案をしたんです。
「講演会みたいなものを開いて、撮り方を教えて欲しい」って。

そこで講演会が開ける場所を探すことにしたんです。

使う機材はノートパソコンだけ。
でもせっかくならちゃんとしたセミナールームを借りて行ってみたいと思ったんです。

だってそうしたらプロジェクターを使って壁に大きく写すことができるでしょう？
いかにもセミナーっていう感じがしていいなと思ったんです。

ただ打ち合わせをするだけなら開いているスペースの一角やコンビニのイートインファミレスのような場所でもできるんですが、今回はせっかくだからレンタルスペースやレンタルオフィスのような場所を探してみることにしました。

レンタルスペースは空間を貸し出すことが商売なので時間ごとに使用料が発生します。
これが結構いいお値段するんですよね。

その代わり綺麗だったり清潔感があります。
電源とかも充実していますよ。

他にも貸してもらえる場所はないかなと探してみました。

よく行く個人経営の焼き菓子屋さんのイートインスペースを予約して貸し出してもらうことなども考えたんですが、これは残念ながらお願いが通りませんでした。
相手の都合もあるのも仕方がないですね。

他にはカラオケを使うやり方も考えましたが、これだとプロジェクターを使うたり画面に映像を映し出したりすることができません。

色々考えた結果公共施設を貸してもらうことにしました。
でも公共施設を借りる事が可能なのは知っているんですが、借り方が分かりません。

どうやって手続きをして、どんな資格が必要なのかを実際に窓口へ行って聞いてみることにしました。

僕が初めに行った公共施設では団体登録が必要でした。

団体登録をするにはまず団体の構成員が最低5名以上必要であること。
そしてその構成員の過半数が市内の住民であることが条件でした。

このカメラサークルは市内の住民で構成されてはいません。
関東の人たちが大勢がいて市民どころではないのです。
市民がいたとしても過半数は無理でしょう。

よって団体登録ができず、公共施設を使うという選択肢はなくなってしまったようでした。

でも違う公共施設を探すことにしました。

そして見つけたのが自治会館やセンターなどです。

自治会館は自治会に入会していることが前提なので、今回は対象外です。

しかしセンターは費用次第で借りることができたのです。
センターは団体登録をしている方が優遇される条件がありましたが、団体登録をしていなくても借りることができました。
そして一人以上の個人から借りることができたのです。

公共施設のいいところはレンタルスペースなどの企業を貸し出しているスペースに比べて圧倒的に費用が安いことです。

レンタルスペースは1時間当たり4000円ぐらい掛かるのに対して公共施設は1時間あたり200円から済みます。
もちろん場所や広さによって変わります。

いくらサークルのメンバーが自分から言い出したいと言い出したとしても2時間の講演会のために4000円や8000円はあまり払いたくないはずです。

なるべく安くするためには公共施設を使う選択肢が正解だったと思います。

しかしいくら公共施設とはいえ、場合によってはさらに追加料金を支払う必要があったんです。

それが物品の販売や入場料を徴収する場合の割増料金です。

人数によって比率は変わるんですが例えば10人未満の入場客に対して入場料を徴収する場合は施設利用料の50%を割増とされます。

例えば4時間4000円の部屋に対して入場客に入場料を徴収する場合、支払う金額は6000円になるということですね。

運営スタッフが一人だった場合で、これを黒字化しようと考える場合10人の入場客を見込んで1人当たり600円以上の入場料を得なければ黒字転換ができません。

とはいえレンタルスペースと比べて1時間4000円とかの費用に比べたら圧倒的に安いので公共施設の使用の方が現実的と言えるでしょう。

公共施設の使用にあたっては事前に予約が必要です。
予約は団体登録をしていれば6ヶ月前から可能で、団体登録をしていなければ5ヶ月前から予約が可能です。

予約をするには窓口へ直接伺うか、電話をかけるか、利用者登録をしていればホームページから予約することは可能だそうです。

また予約をしたら何日前であってもキャンセルする場合に必ずキャンセル料が発生します。

例えば6ヶ月前に予約を入れた場合で6か月前にキャンセルをしてもキャンセル料が発生します。

キャンセルは早ければ早いほどキャンセル料が安くなります。
一番安い時は20%で、一番高い時は100%のキャンセル料が発生します。

必ず人数が集まらない条件の場合はちょっと厳しい利用方法に思えそうですね。

しかし、それでもレンタルスペースに比べたらやはり安いし人が集まるかどうかはどちらも変わらないので公共施設の利用が便利だと思います。

私はまだ利用者登録も団体登録もしていないので5ヶ月前に電話か窓口に直接行って予約をすることになりそうです。